Claire Tak
Kita semua memiliki waktu yang terbatas setiap harinya untuk menyelesaikan tugas-tugas kita. Namun, mengapa selalu terasa ada begitu banyak hal yang harus dilakukan namun hanya ada sedikit waktu?
Ketika kita berpikir tentang cara mengatur waktu dengan lebih baik, kita mungkin akan teringat betapa banyak waktu yang kita buang. Meskipun penting untuk tetap memperhatikan gangguan seperti menelusuri media sosial, pada akhirnya, untuk bisa mengatur waktu dengan lebih baik, kita harus fokus dan termotivasi.
Mungkin akan lebih berguna jika kita menganggap manajemen waktu sebagai manajemen atensi. Kemudian, pikirkan bagaimana Anda dapat mengalihkan fokus dan energi Anda ke proyek dan orang-orang yang membutuhkan prioritas tertinggi.
Apa Masalah Manajemen Waktu yang Buruk?
Tidak memiliki cukup waktu untuk menyelesaikan tugas-tugas penting berarti Anda kemungkinan besar akan melewatkan tenggat waktu dan target. Tidak hanya itu, tidak ada yang menyukai perasaan hampir tidak bisa memantau email, apalagi proyek yang lebih besar.
Ketika Anda merasa tidak memiliki kendali atas hari-hari Anda, tingkat stres akan meningkat dan Anda mungkin akan kelelahan. Hal ini bisa berdampak negatif pada motivasi dan tingkat pencapaian Anda.
Apa Saja 10 Kesalahan Umum yang Sering Dilakukan Orang dalam Manajemen Waktu?
Semuanya dimulai dengan niat – ini adalah kesalahan umum dalam manajemen waktu yang harus dihindari.
1-Tidak meluangkan waktu untuk membuat prioritas. Tempelkan tiga hal utama yang harus diselesaikan di meja kerja Anda. Bahkan jika Anda memiliki tugas-tugas mendesak lainnya yang muncul di siang hari, kembalilah ke tiga hal teratas di tempelan Anda.
2- Terlalu banyak hal yang harus dilakukan. Apakah tujuan Anda selalu terasa tidak mungkin tercapai? Mungkin ini saatnya untuk mengakui bahwa beban kerja Anda terlalu berat. Jangan mengambil pekerjaan yang melebihi kemampuan Anda, dan tolaklah tugas-tugas baru dengan sopan – orang-orang akan mengerti.
3- Tidak menggunakan kalender Anda untuk menjadwalkan pekerjaan yang mendalam. Alokasikan waktu untuk menyelesaikan pekerjaan yang memiliki prioritas tinggi dengan memasukkannya ke dalam kalender Anda.
4- Memulai hari Anda dengan tugas-tugas dengan prioritas rendah. Mulailah dengan pekerjaan yang membutuhkan perhatian penuh Anda. Ini adalah tugas-tugas dengan prioritas tinggi yang membutuhkan pemikiran strategis.
5- Tidak mengetahui perbedaan antara mendesak dan penting. Kerjakan tugas-tugas yang mendesak terlebih dahulu, baru yang penting.
6- Berpikir bahwa Anda bisa melakukan banyak tugas. Ini adalah mitos-otak kita tidak dirancang untuk melakukan dua hal sekaligus. Anda tidak bisa melakukan multitasking, Anda hanya melakukan satu hal dalam satu waktu secara berurutan. Ketika Anda berganti-ganti tugas seperti ini, Anda menurunkan kemampuan kognitif dan IQ Anda. Pelan-pelan dan berikan otak Anda waktu untuk mengikuti arus untuk pekerjaan yang berat.
7- Tidak membuat perencanaan untuk hari berikutnya. Saat Anda menutup hari Anda, pikirkan tiga hal utama untuk hari esok. Ketika Anda lebih siap untuk apa yang akan terjadi selanjutnya, ini akan membantu Anda tetap termotivasi.
8-Tidak memiliki tujuan jangka panjang dan jangka pendek. Mengetahui apa yang harus diselesaikan dalam beberapa hari ke depan vs beberapa bulan ke depan dapat membantu Anda tetap fokus pada hari ini. Hal ini memberi Anda pola pikir yang lebih baik untuk merencanakan ke depan dan mengetahui apa yang harus dilakukan terlebih dahulu
9- Mengisi tenaga. Jika Anda duduk di meja kerja selama lima jam tanpa istirahat, Anda menghambat kemampuan Anda untuk berpikir lebih kreatif. Setel alarm di ponsel Anda untuk beristirahat secara teratur.
10- Membiarkan gangguan mengambil alih. Media sosial, email, dan pesan teks dapat dengan mudah menyita waktu Anda. Tetap fokus pada tugas dengan mematikan notifikasi dan mengatur jadwal untuk memeriksanya.
Apa Saja 3 Pemboros Waktu Terbesar?
Banyak cara untuk membuang-buang waktu, namun menurut survei Wasting Time At Work tahun 2022 dari perangkat lunak manajemen proyek TeamStage, berikut ini adalah pemboros waktu teratas.
Mengecek email terus-menerus. Sebuah laporan terpisah menunjukkan bahwa 31 persen menggunakan notifikasi mereka untuk memeriksa email segera setelah masuk. Pertimbangkan untuk mengelompokkan email Anda, misalnya setiap satu jam sekali untuk mengurangi gangguan.
Rapat yang tidak perlu. Kita semua pernah mengikuti rapat yang tidak penting. Rata-rata karyawan menghabiskan 21,5 jam untuk rapat setiap minggu dan 62 rapat setiap bulan. Memiliki agenda dan tujuan untuk setiap rapat dapat membantu mengurangi rapat yang tidak berguna.
Media sosial. Kecuali jika pekerjaan Anda mengharuskannya, matikan notifikasi media sosial dan tetapkan batas waktu untuk mengeceknya.
Bagaimana Anda Mengatasi Masalah Manajemen Waktu?
Tidak ada solusi ajaib yang akan langsung memperbaiki masalah manajemen waktu Anda. Ini dimulai dari kebiasaan Anda dan mengidentifikasi apa yang perlu diubah. Inilah mengapa penting untuk memahami apa kesalahan dan pemborosan waktu terbesar.
Perubahan tidak datang dengan mudah, tapi dengan niat dan konsistensi, hal itu bisa terjadi. Mulailah hari Anda dengan tiga hal yang harus Anda selesaikan dan sediakan waktu di kalender Anda untuk menyelesaikannya, misalnya. Ketika Anda mulai memberikan perhatian pada prioritas Anda, Anda akan merasa lebih bersemangat untuk menyelesaikannya.
Anda juga akan mulai memahami berapa banyak waktu yang Anda perlukan untuk menyelesaikan tugas dan proyek tertentu. Teruslah menguji apa yang berhasil dan lakukan penyesuaian untuk menyempurnakan dan meningkatkan metode ini sambil membuang apa yang tidak bermanfaat bagi Anda.
Apa Saja 3 Faktor yang Mempengaruhi Keterampilan Manajemen Waktu?
Penentuan prioritas, sikap, dan komunikasi memengaruhi fokus dan energi Anda.
Menentukan prioritas dimulai dengan apa yang perlu Anda selesaikan dari tingkat mikro (harian) dan makro (kuartalan atau tahunan). Penetapan tujuan juga merupakan bagian dari penentuan prioritas. Pikirkan tentang di mana Anda ingin berada di tahun depan atau 10 tahun ke depan. Menentukan prioritas membantu memperjelas apa yang layak dan tidak layak untuk Anda lakukan.
Sikap atau motivasi dapat membuat perbedaan besar dalam mengelola waktu dan fokus Anda. Salah satu pendorong besar dalam motivasi adalah otonomi dan kemampuan untuk mengerjakan proyek-proyek yang menarik. Kedua hal inilah yang kemungkinan besar memicu kreativitas dan kegembiraan. Cara terbaik untuk tetap termotivasi adalah dengan memprioritaskan proyek-proyek yang menarik ini setelah proyek yang lebih membosankan agar Anda memiliki sesuatu yang bisa dinantikan.
Komunikasi yang efektif bukan hanya tentang pesan, rapat, dan email. Anggap saja sebagai keterlibatan dengan orang lain dan memastikan tingkat pemahaman dan keselarasan yang lebih tinggi. Jangan pernah membuat asumsi apa pun, selalu minta klarifikasi, dan pastikan Anda bersikap lugas.
Alih-alih merasa puas dengan jawaban “ya” dari rekan kerja, melangkahlah lebih jauh. Tanyakan tentang tindakan apa yang perlu dilakukan secara terpisah dan bersama-sama sebagai hasil langsung dari percakapan tersebut. Hal ini membantu menghindari pengulangan percakapan atau rekan kerja Anda melakukan tugas yang salah.
Perubahan Membutuhkan Waktu
Ketika Anda mengadopsi kebiasaan baru untuk mengelola fokus dan perhatian dengan lebih baik, bersabarlah karena dibutuhkan waktu untuk mengembangkan keterampilan yang belum dikenal. Melalui konsistensi dan menguji apa yang berhasil dan apa yang tidak, Anda mungkin menyadari bahwa Anda tidak terlalu stres atau merasa lebih terkendali dan percaya diri dalam kehidupan sehari-hari.
Membebaskan diri dari pemborosan waktu dan gangguan sembari meningkatkan manajemen waktu dan perhatian Anda dapat membantu Anda memaksimalkan hasil dan mencapai tujuan Anda. (asr)
